こんにちは！
最近コーン茶にハマっている京都オフィス総務・経理のたまです。
いきなりですが、会社の同じオフィスにいても、
別の部署が普段どんな仕事をしているか分からないことってありますよね…？
今回は、そんな疑問を解決するべく、
シェルパの総務が普段どんな仕事をしているのか１日密着してみようと思います！
★シェルパの総務って？
「総務」はどのような仕事をするの？と一見イメージが掴みづらいかと思いますが、
シェルパの総務は、ズバリ「他チームが担えない仕事」を全て行っています。
具体的に分けると「事務・労務・経理・採用」等ですが、
例えば備品管理や福利厚生の整備、契約管理（法務）、
社内規定の作成・改訂、給与計算、社員総会等のイベント運営など…
シェルパの社員が働くうえで必要不可欠な環境・制度の維持・管理に、日々取り組んでいます。
★とある総務の一日に密着
9時～
総務の朝は社内の清掃から始まります。
オフィスには社員以外にも、取引先の方をはじめ日々様々な人の出入りがあるため、
整理整頓し、気持ちよく仕事ができるように心がけています。
ちなみに、京都オフィスではFMラジオが常に流れています。
仕事に集中しているときは全く聞こえてきませんが、
ふと、休憩するときに音楽を聴くと、リフレッシュにもなります。
10時～
総務は毎朝リモートで朝礼を行っています。
この日は、秋に行う下半期社員総会のスケジュール調整や、
就業規則の改定の書類作成状況の進捗共有、総務の年間タスクが消化されているかを確認しました。
シェルパのオフィスは京都オフィスと大阪オフィスに分かれていますが、
仕事をする場所が異なっても情報共有は密に行っています。
冒頭で書いた通り、シェルパの総務の仕事は多岐にわたります。
ある程度は業務の領域によって主担当者はいるものの、
総務のモットーは「業務のパスが積極的に行えるチーム」なので、
常に今の業務の進捗を全員で共有しつつ、
お互いの業務がパスできるようにマニュアル作成を積極的に行うことで、
業務の属人化が進まないよう取り組んでいます。
10時朝礼後～
朝礼後からお昼までは、各々の業務に本格的に取り掛かります。
総務の中でも経理担当は、毎日発生する支払業務の対応や、
会社の資金の状況を把握し報告書にまとめています。
総務全体では、お客様へ送付する請求書作成、給与計算といった月次業務の他にも、
他部署から依頼される顧客との契約書内容のリーガルチェックといった臨時業務にも対応します。
12時～
シェルパではフレックス制度を採用しているため、
お昼休憩を取るタイミングも個人によってそれぞれですが、
最近の京都オフィスの総務は12時くらいに「今日は何食べる？」という言葉が飛び交います笑
集中して仕事をしている分、
休憩時間にはよくオフィス周辺のおいしいお店を見つけては外食に出て、
和気あいあいとお喋りしています。
もちろん一人でさすらう（一人でゆっくり休憩を取る）ときもあります。
ちなみにこの日は、
勝手に京都オフィスの御用達にさせてもらっていると言っても過言ではない、
ラブアークさんのパスタセットをテイクアウトしました。
こちらのお店の明太子ペペロンチーノは京都一、いや日本一美味しいのです！（筆者調べ）
13時～
しっかりと休憩を取った後は、午後も全力で仕事に臨みます。
午後には、朝礼で共有した就業規則改定の書類作成の準備を進めていきます。
こういった会社全体の規則の変更にかかわる際は、必ず社内への案内文もセットで必要となるので、
分かりやすく、誤字脱字や齟齬がないように表記することを意識して取り組んでいます。
15時～
今度は一旦お三時（おやつの時間）です。笑
数年前に施行された電子帳簿保存法やコロナの影響もあってか、
ここ数年で一気に書面でのやり取りが減少し、DX化が進んだため、
総務もPC上で業務をすることの方が圧倒的に多くなりました。
頭をフル稼働して業務に取り組んでいるため、甘いものが食べたくなります。
総務では良くお菓子を持ち寄って食べたりします。
（最近、総務チーム内で月に500円ずつ出資する『お菓子ボックス』を設置しました。）
～18時
おやつが済んだらいよいよ定時までラストスパートです。
総務の中でも経理担当は、月末月初は伝票起票や各銀行の入出金の確認等の業務で大忙しです。
そのあとは、予測と大きなズレはないか、
突出して大きな増減がないかを細かくチェックし、会計ソフトに反映していきます。
また、社内の備品の管理も社内環境を整える上で大切なお仕事です。
シェルパでは福利厚生の一環でフリードリンクを用意していて、
毎週総務が社員のリクエストを募って発注しています。
ほっと一息ついて、新たなアイデアが生まれるささやかな手助けになれていれば良いなと思います＾＾
この日は、社員のPCの不具合の対応もありました。
先ほどもチラっと述べた通り、
どの社員もPCがないと仕事が一気に立ち行かなくなるので、
不具合がある場合は即座に対応をします。
大体の不具合等については総務で対応マニュアルを整備しているので、
手分けして誰かしら対応できる体制は整っています。
入社当時、PCが苦手…といっていたメンバーも、今では率先して対応してくれています。
急な対応もありましたが、この日までに終わるべきタスクは完了したので、
定時で仕事を終えることができました。
★一日を振り返って
以上、とある総務の一日でしたが、いかがだったでしょうか？
総務ってなんとなく色々やっている・・・
という抽象的なイメージ…の中身が少し具体的になったでしょうか？
一般的には総務や事務は、ただ淡々と事務作業をこなしていく…
というイメージが大きいかもしれませんが、
シェルパの総務はそういった「受け身」の姿勢ではありません。
より効率化できるところはないか？
より社員が働きやすくなるためにはどうしたら良いか？
など、会社をより良くすることを常に念頭に置きながら働く「攻める」総務だと思っています。
社員が働きやすくなって、より営業活動に注力できることで、
結果的にお客様の満足度の向上にもつながると思いますので、
日々想像力を働かせて業務に邁進していこうと思います！
以上、最後まで読んでくださってありがとうございました★
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